ВВЕДЕНИЕ
Культура речи – неотъемлемая часть личностной характеристики. А для людей, чья деятельность непосредственно связана с речевым общением, она, кроме того, является немаловажным условием их профессионального успеха.
Недостаточная речевая культура заметно снижает рейтинг делового человека, а его речевые оплошности нередко становятся мишенью для насмешек. Как показывает жизнь, это может пагубно сказаться и на оценке профессиональной деятельности человека.
Правильность, выразительность и точность речи – необходимые атрибуты общей гуманитарной культуры. В прошлом в России они вырабатывались в процессе обучения и высоко ценились.
К сожалению, в течение долгих десятилетий необходимые качества культурной речи в нашем обществе формировались в основном за счёт индивидуальных усилий и самообразования.
Результатом явилось языковое оскудение. Планка языковой культуры с годами опускалась всё ниже.
Поток жаргонизмов прорвался на страницы периодических изданий, хлынул на трибуны, проник даже на радио и телевидение. Проблемы языка вышли за рамки филологии и стали в ряд с общедуховными проблемами общества.
Вот почему сегодня их решение становится одним из условий духовного и нравственного возрождения России.
НЕКОТОРЫЕ ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА ДЕЛОВЫХ БУМАГ И ДОКУМЕНТОВ
Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Основные особенности официально-делового стиля – это: точность , исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей; языковой стандарт – стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише. Названные черты отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: характере композиции, расположении частей текста, выделении абзацев, рубрикации, шрифта и т. п.
Точность и стандартизация официально-делового стиля влекут за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.
В языке деловых бумаг и документов широко используются:
1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, просрочка, предложение и т. п.).
2. Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, вышеуказанный, препровождается и т. п.).
3. Имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъёмщик, наниматель, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Фёдорова, профессор Емельянова и т. п.).
4. Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, невыполнение, непризнание и т. п.).
5. Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях, в силу, в части и т. п.).
Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).
6. Устойчивые словосочетания атрибутивно–именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, установленный порядок и т. п.).
7. «Расщеплённые» сказуемые (оказать помощь, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, расследовать и т. п.).
8. «Нанизывания» родительного падежа в цепочке имён существительных (…для применения мер общественного воздействия и т. п.).
9. Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает…, Коллегия не отклоняет… и т. п.).
10. Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; документация возвращена и т. п.). Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод «Электросталь» срывает поставку сырья и т. п.).
Отмеченные выше особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией.
Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованиям логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это, прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально-экспрессивной окраски.
Необходимо различать лексику с окраской официально-делового стиля и канцелярит (канцеляризм). Хотя это может быть одно и то же слово или сочетание слов. Если в официальном письме можно « поставить вопрос о браке», то в личном письме, адресованном любимой девушке, это сочетание слов неуместно. В первом случае это лексика официально-делового стиля, во втором – канцелярит . Например, нельзя сказать ребёнку: «Ты по какому вопросу плачешь, малыш?»
В деловом стиле речи также нежелательно избыточное использование канцелярских шаблонов. Например, нет необходимости писать
Обязательным элементом зимнего содержания дороги является очистка её от снега .
Эту же мысль можно изложить короче и яснее
Необходимо очищать дорогу от снега .
В то же время канцеляризмы могут использоваться умышленно, со специальным стилистическим заданием, выполняя роль определённого экспрессивного средства. Этим приёмом нередко пользуются авторы художественных или публицистических произведений.
РЕДАКТИРОВАНИЕ И УСТРАНЕНИЕ ТИПИЧНЫХ ОШИБОК В ЯЗЫКЕ ДЕЛОВЫХ БУМАГ
Редактирование деловых бумаг и служебных документов обычно состоит из 3 этапов.
Первичное ознакомление с текстом документа . Работа по редактированию документа начинается с его прочтения в целом. При первом чтении не рекомендуется вносить в текст какие-либо поправки.
Проверка фактического материала. На следующем этапе целесообразно обратиться к проверке фактического материала, включённого в документ. Следует продумать, достаточен ли фактический материал редактируемого документа, достоверны ли представленные сведения.
Собственно редактирование документа. На третьем этапе проводится языковая правка. Устраняются орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки.
Полностью подготовленный текст подписывается.
В деловых бумагах наиболее часты следующие лексические ошибки .
1. Неправильное использование слов-терминов. Например:
Частично доставленные заготовки зубчатых колёс не имеют маркировки и свидетелей . Прошу принять меры к обеспечению.
Под словом свидетели адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа.
2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов.
Например:
Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлён) .
Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.
Употребление архаизмов.
К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в
настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); каковой (который); уведомлять (сообщать); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.
Плеоназм и тавтология .
Например:
150 рублей денежных средств
или
Следует учитывать следующие факторы .
Неразличение паронимов .
Например:
Командировочный прибыл в указанное время.
Командировочный – образовано от слова командировка и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение ).
Командированный – человек, направленный в командировку (командированный специалист ).
Ошибки в употреблении синонимов.
Например:
Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.09.
В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос , а не требование .
В деловых бумагах и документах являются типичными следующие грамматические ошибки.
1. Неправильное употребление падежей. Наиболее частотным является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.
Например, нельзя писать согласно (чего?); вопреки (чего?). Следует писать – согласно, вопреки (чему?) соответствующему положению .
Следует также помнить: руководитель , (чего?) отдела, центра; заведующий (чем?) отделом; руководство (чем?) практикой .
2. Ошибки при склонении фамилии.
Следует помнить:
Не склоняются фамилии славянского происхождения на –а, -о . Часто в звуковом составе они совпадают с неодушевлёнными предметами. Например: Крыса, Шило и т. п.
Не склоняются фамилии на –аго, -яго, -ых, -их, -ово, -ко (-енко) . Например: Шамбинаго, Дубяго, Седых, Долгих, Дурново, Франко, Шевченко .
Как правило, склоняются нерусские фамилии на безударные –а, -я . Например: творчество Пабло Неруды, фильмы Акиры Куросавы .
Склоняются русские и иноязычные фамилии на согласный звук, если относятся к мужчинам.
Не склоняются, если относятся к женщинам или к супружеской паре. Например:
заявление Николая Ремчука; письмо Натальи Ремчук; просьба супругов Ремчук .
Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных.
Например:
Изменение графика отпусков работников отдела нежелательное (нежелательно) .
В качестве сказуемых краткие формы имён прилагательных более употребительны в официально-деловой речи, чем полные. Полные формы в подобных фразах ощущаются как разговорные и даже просторечные.
4. Ошибки при употреблении количественных имён числительных.
Например:
Депутат встретился с шестьюстами шестьдесят (шестьюдесятью) шестью рабочими завода.
Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных является нарушением общелитературной нормы.
5.Нарушение правил употребления деепричастных оборотов.
1) Деепричастным оборотом следует начинать фразу в документах.
Например: Учитывая…; Принимая во внимание… и т. п.
2) Составители деловых бумаг допускают ошибки, не учитывая, что оба действия в
предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого.
Например:
Проработав всего 2 месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха.
Правильный вариант:
Проработав всего 2 месяца, он испортил отношения с начальником цеха .
6.Неправильное использование предлогов.
В деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о
(вопрос о доверии и т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления предлогом о .
Например:
Директор завода отметил о важности поставленной проблемы (отметил важность ).
Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.
Например:
Для определения фонды оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию.
В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно – расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты . По-видимому, это предложение должно быть составлено так: Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года .
Употребление фразеологизмов в деловой речи подчиняется исторически сложившимся правилам, закреплённым традицией и обязательным для всех. В тех случаях, когда нормы нарушаются, возникает ошибка. Ошибки могут быть в лексическом составе фразеологизма, в его грамматическом оформлении, а также в стилистическом плане.
Искажение состава фразеологизмов в результате лексических подмен.
Например:
Предложения финансового отдела оказались ниже любой критики (всякой критики) .
Изменение грамматической нормы слов, входящих в оборот.
Например:
Главный инженер явно покривил в душе (покривил душой) .
Смещение двух различных фразеологизмов.
Например:
Зачем сыр-бор городить (огород городить или сыр-бор разгорелся ).
Вставка лишнего компонента.
Например:
Отдать должную дань (отдать дань ).
Стилистическая несовместимость фразеологизма с деловым стилем речи.
Если в художественной литературе и публицистике на первый план выдвигается
образность, эмоциональность и оценочность фразеологических оборотов, то в официально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишённые экспрессивности (оставлять желать лучшего, называть вещи своими именами и т. п.).
Не соответствует деловой речи такая, например, фраза:
Меньший налог – вот стимул приватизации, и не надо никого через колено ломать .
СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ: ТИПОЛОГИЯ, ЯЗЫКОВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ
Слово документ происходит от латинского слова documentum, что означает доказательство, свидетельство. В русский язык слово документ вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость. В дальнейшем у слова документ развились 2 новых значения:
узкое, бытовое: паспорт, удостоверение;
переносное, расширительное: всё то, что может свидетельствовать о чём-либо, подтверждать что-либо (произведение искусства – документ эпохи и т. п.).
Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной
практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.
Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: личные, директивные и распорядительные, административно-организационные, информационно-справочные, деловые письма, финансовые и учётные документы.
Каждый документ имеет определённую текстовую форму. Различаются 5 типов записи текстов: линейная запись (автобиография, доверенность и др.), трафарет (справки, договоры и др.), таблица (финансовые ведомости и др.), анкета (личный листок по учёту кадров и др.), тексты-аналоги (приказы, постановления и др.).
ЛИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ЗАЯВЛЕНИЕ И ДОВЕРЕННОСТЬ
Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.
Расположение частей заявления :
наименование пишется вверху с отступом в треть строки;
фамилия, имя и отчество заявителя – под адресатом, с предлогом от или без него;
после слова заявление ставится точка, если нет предлога от ;
текст заявления пишется с красной строки;
дата ставится слева; подпись – справа.
Оформление наименования адресата :
если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже, если это название должностного лица – в дательном падеже.
Клишированные формы :
просьба выражается:
Прошу + инфинитив (разрешить и т. п.)
Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление и т. п.);
конструкции для ввода аргументации: ввиду того что…; на основании того, что; так как...; учитывая (что?)…
Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому
лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего – получить что-либо).
Расположение частей доверенности :
наименование документа пишется в центре строки;
текст начинается с красной строки;
дата – слева, подпись – справа;
под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ.
Клишированные формы :
Кто? + доверяю + кому? Инфинитив (получить…).
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. ПРИКАЗ
Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.
Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
Приказ является самым распространённым видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издаётся по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приёма, перемещения, увольнения работников и др.
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа.
Например: О назначении…; Об итогах… и т. п.
Текст состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и
распорядительной.
Констатирующая часть – это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части даётся пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издаётся данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, полное название, номер и дата, т. е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Основную нагрузку в распорядительных документах несёт
распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет – в постановлении; решает (решил) – в решении; предлагаю – в распоряжении; приказываю – в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова постановляет, решает (решил), предлагаю, приказываю печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т. е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова с отдельной строки от нулевого положения табулятора. В постановлениях и решениях перед словами постановляет и решает указывается название коллективного органа.
С новой строки (с абзаца) следует текст постановляющей части.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и
нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщённо.
Например: Директорам заводов …
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределённой форме.
Например: Кому? Что сделать? – подготовить; организовать и т. д.
АДМИНИСТРАТИВНО-ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Контракт . К административно-организационным документам относятся: планы, уставы, правила, отчёты, контракты, договоры и др. На примере контракта можно проследить различные языковые явления, характерные для служебных документов: употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи; преимущественное использование страдательных конструкций, трафаретность в изложении текста и многое другое.
Контракт или договор – соглашение двух или более сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается как между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, так и между организациями.
ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. СПРАВКИ И ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ
Справки – документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учёбы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.
Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листке бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка; наименование структурного подразделения, вид документа, дата. Подписывает – составитель.
Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.
Как и во всяком документе, в докладной записке заголовок начинается с предлога о и формулируется с помощью отглагольного существительного: О назначении… и т. п.
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
Деловые письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем. Классификацию деловых писем позволяет построить классификация производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.
По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:
письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-обращение и др.);
письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-приглашение и др.).
Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось
причиной для переписки.
Письма можно классифицировать по аспектам. Можно выделить следующие аспекты в содержании деловых писем:
факт напоминание – письмо-напоминание;
выражение гарантии – письмо гарантийное;
указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт – письмо-подтверждение;
информирование о намечаемых или уже проведённых мероприятиях – информационное письмо;
указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо;
предупреждение о возможных ответных шагах и т. д. – письмо-предупреждение.
Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть
многоаспектным.
По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которое оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определённые типы коммерческих писем: письмо-запрос; письмо-извещение; письмо-ответ на предложение; письмо-отказ от поставки товара и т. п.; письмо-ответ на рекламацию и др. Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнёров.
Некоторые виды деловых писем.
Сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.
Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждением. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нём.
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным.
Инициативное письмо – это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.
Письмо-ответ – по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остаётся изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.
Письмо-запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение импортёра к экспортёру с какой-либо просьбой.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Составление текста делового документа – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо не было – регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научится писать деловые документы правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелёгкому искусству, не зная особенностей официально-делового стиля речи. Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, с уважением относится к нашим предкам, веками отшлифовывавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловых документов – вот та задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.
Введение
язык деловой письменный лексика
В настоящее час принято разграничивать следующие разновидности языка: язык художественной литературы, устная разговорная речь и три функциональных стиля книжно-письменного языка (публицистический, научный и официально-деловой).
Каждый из этих вариантов литературного языка характеризуется особой функциональной направленностью речи. Языковые традиции официально-делового стиля, сформировавшиеся несколько веков назад, предъявляют определенные требования к содержанию служебного документа и его речевому оформлению. И прежде всего язык служебного документа должен соответствовать общим нормам современного русского литературного языка. Деловое общение посредством документов имеет и свои специфические черты, влияющие на характер передаваемой информации, ее содержание и языковое оформление. Можно выделить ряд наиболее существенных особенностей служебного документа, которые необходимо учитывать составителю. Эти особенности носят экстралингвистический (внелингвистический) и лингвистический характер и теснейшим образом взаимосвязаны.
Рассмотрим последовательно экстралингвистические и лингвистические особенности служебного документа.
Особенности языка документов
Экстралингвистические особенности документа
- 1. Точность и ясность. Основным требованием к содержанию документа является его максимальная точность и понятность (ясность). Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе. Адекватность восприятия текста и автором документа, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности.
- 2. Коллегиальность, Принято считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста документа является статус автора. Вне зависимости от того, кто является непосредственным (техническим) составителем документа или его официальным автором, подписывающим протокол, адресантом (отправителем) становится «коллективный субъект», который направляет свое официальное послание также «коллективному адресату» (получателю). Автор-составитель документа должен нести личную ответственность за представленную в нем информацию. Большинство официальных документов визируется и подписывается несколькими конкретными ответственными лицами. Это также подчеркивает как коллегиальный характер документа, так и личную ответственность за содержание документа каждого из подписавших его.
- 3. Адресность. Другой важной характеристикой документного общения, как отмечают специалисты, является точная адресность документа. Документ пишется не всем или кому-то вообще, а конкретной организации или конкретному кругу организаций, конкретным должностным лицам иди работникам. Безадресных документов не бывает. Это общая особенность официально-делового стиля речи, отличающая его от других стилей.
- 4. Тематическая ограниченность. Существенным фактором документного общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость и тематическая ограниченность управленческих ситуаций, которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и тех же языковых средств, для принятия конкретного решения. Всего существует приблизительно 60 видов управленческих документов, которые соответствуют основным деловым ситуациям, возникающим и существующим на государственной службе.
- 5. Своевременность и актуальность. Эффективность управленческой деятельности в системе государственной власти только тогда высока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальная информация. Поэтому протокол должен заключать в своем содержании самую новую, важную и актуальную для организации информацию. При его подготовке должны использоваться последние достижения науки и техники, соответствующие мировым стандартам и требованиям. Составитель документа должен отразить сведения, имеющие правовую силу в настоящий момент.
- 6. Достоверность и объективность. Это требование означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, дарить непредвзятую, бесстрастную оценку событий.
- 7. Убедительность. Аргументированность и убедительность информации связаны с задачей побудить адресата к совершению или не совершению определенных действий.
- 8. Полнота. Это требование предполагает, что протокол должен содержать всю необходимую для принятия обоснованного решения информацию. Ее недостаточность может оживлять необходимость запрашивать дополнительные сведения, что приведет к потере времени и отразится на своевременности принятия решения.
- 9. Сжатость и лаконичность. Итак, текст документа должен быть полным и одновременно сжатым - как по содержанию, так и по форме.
- 10. Нейтральность. Нейтральный тон изложения документа - это норма официального делового общения.
Лингвистические особенности документа
В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективным образом фиксировать управленческую информацию. Язык служебных документов существенным образом отличается от языка художественной литературы, публицистики, разговорной речи; от языка науки. Он имеет ряд лингвистических особенностей. Основной и определяющей особенностью языка документа является языковой стандарт.
Необходимость языкового стандарта в документе обусловлена рассмотренным ранее экстралингвистическим фактором точности и однозначности толкования содержания документа.
Языковой стандарт в документе проявляется: в оформлении и структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковых формул, в повторяющихся ситуациях, в построении предложений.
Язык делового письма сложился в сфере управления в последние 100-150 лет. Его определяют как официально-деловой. Среди книжных стилей официально-деловой стиль выделяется своей относительной устойчивостью и замкнутостью. Характерной чертой официально-делового стиля является наличие в нем многочисленных речевых стандартов – клише. Если в других стилях шаблонизированные обороты нередко выступают как стилистический недостаток, то в официально-деловом стиле в большинстве случаев они воспринимаются как вполне естественная его принадлежность.
Многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала (информации), а это, несомненно, облегчает и упрощает пользование ими. Не случайно в тех или иных ситуациях деловой практики используются готовые бланки, которые необходимо только заполнять. Даже конверты принято надписывать в определенном порядке (различном в разных странах, но твердо установленном в каждой из них), и это имеет свое преимущество и для пишущих и для почтовых работников. Поэтому все те речевые клише, которые упрощают и ускоряют деловую коммуникацию, вполне в ней уместны.
Официально-деловой стиль – это стиль документов: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.п. Несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт Основные черты официально-делового стиля:
1. Нейтральный (повествовательный) тон изложения является нормой официально-делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов к минимуму.
2. Лаконичность (компактность, сжатость) изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.
3. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, приведенного в документе, и автором текста, и его адресатом. Требование точности изложения достигается употреблением специальной (отраслевой) терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов и т.д.
4. Стандартное расположение материала (информации), нередкая обязательность формы (удостоверение личности, различного рода дипломы, свидетельства о рождении и браке, денежные документы и т.д.), употребление присущих этому стилю клише.
5. Широкое использование терминологии, номенклатурных наименований (юридических, дипломатических, военных, административных и др.), наличие особого запаса лексики и фразеологии (официальной, канцелярской), включение в текст сложносокращенных слов, аббревиатур.
6. Частое употребление отглагольных существительных, отымённых предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в деле, в силу, в целях, за счет, по линии, по вопросу и т.д.), составных союзов (вследствие того что, ввиду того что, в связи с тем что, в силу того что и др.).
7. Использование номинативных (именных) предложений с перечислением, прямой порядок слов в предложении, как преобладающий тип его конструирования, тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим.
8. Почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивных речевых средств, слабая индивидуализация стиля.
В то же время, несмотря на общность черт, каждый из жанров официального стиля имеет свою специфику. Язык законодательных документов включает в себя лексику и фразеологию государственного права, гражданского права, уголовного права, кодекса законов о труде, кодекса законов о браке и семье и т.п. К ней примыкает лексика и фразеология, связанная с работой административных органов, служебной деятельностью граждан (законодательство, конституция, референдум, приговор, юрисдикция, возложить ответственность, в отмену постановления, вступить в силу, в целях содействия, довести до сведения, исполнять обязанности, органы власти, предать суду, допросить свидетелей, привести в исполнение, принятие мер, судебное разбирательство и т.д.).
Специфической является лексика и фразеология дипломатических документов как разновидности официально-делового стиля (аккредитовать, демарш, дипломатическая неприкосновенность, консульская конвенция, атташе, ультиматум, ратификация и др.). Значительная часть этой лексики имеет интернациональный характер, некоторые термины передаются как русскими буквами, так и в латинском написании (персона нон грата, статус-кво, casus belli). В языке дипломатических документов, в литературе, связанной с международными отношениями, нередко встречаются также устойчивые словосочетания с более или менее свободным значением входящих в них элементов (всеобщее разоружение, международный контроль, неприкосновенность государственных границ, укрепление мира и безопасности и др.). Дипломатическому языку не чужды некоторые элементы образности. Так, применяется в международной практике метонимическое употребление названий столиц, улиц или зданий для обозначения соответствующего государства или ведомства иностранных дел (Москва, Кремль – в значении «Советское государство», Елисейский дворец – в значении «правительство Франции» и т.д.). Языку дипломатии в целом присуща книжная, «высокая» лексика, служащая для создания известной торжественности и придания документу подчеркнутой значимости.
Другой разновидностью официально-делового стиля является служебная переписка, официальные деловые бумаги, частные деловые бумаги. Все они характеризуются известной стандартизацией, облегчающей их составление и использование и рассчитанной на экономию языковых средств, на устранение неоправданной информативной избыточности.
Деловой язык документа также характерен рядом других особенностей. В письме не должны употребляться архаизмы - слова и выражения, вышедшие из употребления (не сего года, а этого (текущего) года). Использование неологизмов и заимствованных слов должно быть оправданным - «санирование» вместо «оздоровление», «пролонгировать» вместо «продлить» еще не получили права на широкого употребления. Особенностью делового языка является употребление слов с «универсальным» значением (до настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно). Специфической особенностью делового языка является ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами (руководство – брать на себя, возлагать, осуществлять, отстранять от, подменять, укреплять и т.д.)
Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно - это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:
- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, характерных для официально-делового стиля, обеспечивающих точность и ясность изложения;
- однозначность используемых слов и терминов;
- нейтральный тон изложения и др.
Невыполнение этих требований затрудняет работу с документами и тем самым снижает их эффективность.
Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т.е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы. Например: представить - предъявить, показать, представить отчет, справку, но предоставить - дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо, предоставить отпуск, квартиру; проводить - осуществлять что-либо, проводить совещание, но производить- вырабатывать, изготавливать, производить товары.
Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска - высокое), соорудить (создать нечто технически сложное), воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Например, словосочетания построить склад , соорудить мост, воздвигнуть арку составлены правильно, в то время как сочетания возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом стилистически некорректны.
Следует обращать особое внимание на употребление слов с эмоционально-оценочной окраской. Например, в предложении «Суд принял решение о дележе имущества» допущена стилистическая ошибка. Слово дележ относится к разговорному стилю речи, означает неодобрительную оценку и поэтому неуместно в официально-деловом тексте. Следовало написать: «Суд принял решение о разделе имущества».
Нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Например: пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др. Область применения профессионализмов - как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например, дострой вместо завершение строительства; незавершенка вместо незавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневного обучения, безнал, безналичка вместо безналичный расчет.
Термины, употребляемые в документной коммуникации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует дать пояснение либо заменить термин общеупотребительным словом. Например: факторинг - продажа права на взыскание долгов; невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом).
Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка - немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже известных, давно существующих в языке для обозначения одних и тех же понятий, например: паблисити вместо реклама; известность, популярность; эксклюзивный вместо исключительный; апеллировать вместо обращаться.
В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем", не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем; не настоящим акт составлен, а акт составлен.
При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а если есть указание меры - цифрой (пять рейсов, 9 кг). Количественные числительные от одного до девяти записываются словами, а от десяти и выше - цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения («Комиссия забраковала пять объектов»; «С конвейера сошло 100 комбайнов», но «Сто наименований компакт-дисков»). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний («до 16-го разряда»). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.
К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов и т.д. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам, перечисленным ниже.
- 1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом - сокращенно.
- 2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.
- 3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.
- 4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др.
В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных.
Например: не «мы выполним», а «нами будет выполнено»; не «вы предлагаете», а «вами предложено». Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности более предпочтительной является форма действительного залога. Например: «Завод „Металлист" срывает поставку сырья». «Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности».
При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов:
- 1) глагольные сочетания: приказ - издается; контроль - возлагается; цена - устанавливается; задолженность - погашается; рекламация (претензия) - предъявляется; платеж - производится; счет - выставляется (оплачивается); оплата - производится (гарантируется);
- 2) именные сочетания: доводы - веские; цены - низкие, высокие; скидки - значительные, незначительные; необходимость - настоятельная; сотрудничество - взаимовыгодное, плодотворное, успешное и т.п.
Нарушение сочетаемости слов официально-деловой окраски воспринимается как лексические и стилистические ошибки и недочеты. Так, в текстах документов не должны появляться такие словосочетания, как дешевые цены , командированные расходы , осуществить оплату, представить справку (лексические ошибки). Недопустимы в текстах документов сочетания дать кредит, большие скидки, так как они соответствуют разговорной норме делового общения, а их появление в письменной речи является стилистической ошибкой.
При выборе устойчивого языкового оборота необходимо учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи.
Следует обращать внимание на употребление прилагательных в формах сравнительной и превосходной степеней. Предпочтительными являются сложные формы сравнительной степени: более важный, более сложный (а не важнее, сложнее). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой паи-: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.
Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря, из-за и некоторых других. Конструкции с предлогом по и без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога - общеупотребительны, с предлогом - характерны для деловой речи. Например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, расходы по ремонту. Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке. Предлог по не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлога для. Так, грамматическая ошибка допущена в предложении: «На заводе немало сделано по улучшению качества продукции». Следовало написать: «На заводе немало сделано для улучшения качества продукции».
Предлог по не должен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина, связанная с поведением, действиями кого- либо. Например, неправильно построено предложение: «Указание не выполнено по нераспорядительности администрации». Следовало написать: «Указание не выполнено из-за нераспорядительности администрации». Исключением являются выражения: по невниманию, по небрежности, по вине.
Предлог благодаря употребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных последствий следует употреблять предлог из-за, например: «Благодаря высокой технической квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне». Но: «Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок».
Следует обращать внимание на согласование предлогов с существительными. При этом необходимо знать, каким падежом управляет предлог. Так, с родительным падежом употребляются предлоги в отношении, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, касательно, вследствие", с дательным - благодаря, в отношении к, применительно к, сообразно, согласно, по.
Типичным для официально-деловой письменной речи является употребление деепричастных оборотов, служащих средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другими действиями. С помощью деепричастного оборота можно передать различные оценочные характеристики: внимание, оказанное затронутому в письме вопросу; заинтересованность в скорейшем завершении работы и т.д. Например: «Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, дирекция считает...» Как отмечают специалисты, деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: учитывая...; считая...; принимая во внимание и т.д. Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относиться к одному лицу). Ошибка в употреблении деепричастного оборота допущена в следующем предложении: «Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха». Правильнее сказать: «Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха».
Одно из проявлений унификации деловой речи - широкое употребление языковых моделей - устойчивых (шаблонных, стандартных) оборотов, используемых в неизменном виде: «Сообщаем, что...», «Считаем целесообразным», «Просим вас рассмотреть вопрос о...» Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.
Итак, выбор языкового оборота из числа возможных при составлении деловой бумаги определяется следующим:
- степенью употребительности;
- практикой употребления;
- правильностью с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля);
- степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.
12.Лингвистические особенности текста служебных документов. Стандартизация лексики, словосочетаний, построения предложений, текста. Дизайн документа.
В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективным образом фиксировать управленческую информацию.
Язык служебных документов существенным образом отличается от языка художественной литературы, публицистики, разговорной речи; от языка науки. Он имеет ряд лингвистических особенностей. Основной и определяющей особенностью языка документа является языковой стандарт.
Необходимость языкового стандарта в документе обусловлена рассмотренным ранее экстралингвистическим фактором точности и однозначности толкования содержания документа.
Языковой стандарт в документе проявляется: в оформлении и структуре текста, в использовании одних и тех же слов и языковых формул, в повторяющихся ситуациях, в построении предложений.
Языковая стандартизация документа существенно повышает его - информативность, заметно облегчает его восприятие и оценку адресатом, что способствует большей оперативности документооборота.
Количество используемых в официальных документах словесных формул, трафаретов, штампов столь велико, что некоторые специалисты вообще не относят к творческой работе написание деловых бумаг, а обучение официально-деловому стилю связывают с созданием навыка автоматического пользования формулами готового письма.
Можно привести множество примеров хорошо всем известных канцелярских штампов. Приказ издается; контроль возлагается или осуществляется; должностные оклады устанавливаются, а не даются; выговор объявляется; порицание выносится; служебное письмо составляется или направляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, а не выслушивается и многие другие.
Говорить о наличии штампов можно по отношению к любому стилю речи. Штамп существует в устной речи - это прежде всего формулы речевого этикета: приветствия, прощания, благодарности, соболезнования, поздравления и другие стандартные этикетные штампы, используемые в стандартных ситуациях.
Штамп встречается в языке художественной литературы. Как часто в разных произведениях встречаются такие словосочетания: белоствольная березка, извилистая тропинка, ясный сокол, красна девица.
В публицистике употребляются такие, например, словесные клише: важные события, международная жизнь, печатный орган, прибыть с официальным визитом и др.
Стандартизация лексики
Точность, однозначность и необходимость машинной обработки официального документа предполагают использование в нем слов только в одном из значений, принятых в официально-деловой письменной речи.
Термины, используемые в управленческой документации, можно разделить на несколько групп.
1. Специальная лексика, свойственная только канцелярской речи. Это слова, сложившиеся в сфере административного управления за многие столетия существования официально-делового стиля русского языка, например, надлежащий, нижеподписавшийся, вышеуказанный, должный, препровождается, настоящий (этот), заслушать, завизировать и т.п.
2. Отглагольные существительные.
Большое количество специальных слов-терминов официально-деловой речи выражается существительными, образованными от глаголов: исполнение, нахождение, подписание, решение, установление и др.
Среди группы специальных слов, образованных от глаголов, особое место занимают существительные с префиксом не: невыполнение, несоблюдение, непризнание и др. 3. Специальная отраслевая терминологическая лексика.
В языке документов существует большое количество терминов, пришедших в этот язык из определенной предметной области, той предметной области, которой посвящен документ. Эта терминологическая лексика точна и однозначна, поэтому она удобна в употреблении как в науке, так и в языке документов. Имеются в виду, прежде всего юридические, финансовые и дипломатические термины, употребляемые в документах. Например, для заключения договора используется юридическая терминология: договор, лицензия, кодекс, правонарушение, попечительство, дееспособность, обжаловать и др., а для составления, например, финансового документа - терминология из этой предметной области: финансы, штраф, неустойка, кредит, бартер, дистрибьютер, крилинг, лизинг и др.
Эти термины удобны в употреблении, поскольку не предполагают различных толкований и способствуют точному выражению содержания служебного документа.
4. Специальные обозначения людей по признаку, обусловленному каким-либо действием, отношением, должностью, званием: свидетель, наниматель, истец, сотрудник, доцент, ответчик, арендатор, заказчик, посетитель, опекун и др. Один и тот же человек в разных жизненных и деловых ситуациях может быть: истцом и ответчиком; госслужащим и посетителем; заказчиком и исполнителем.
Стандартизация словосочетаний
Кроме отдельных слов, в деловой речи стандартизированы и целостные словосочетания (языковые формулы). Широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде, - одна из особенностей деловой речи.
Наличие стандартных словосочетаний в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. По конкретному словосочетанию мы можем судить, о какой управленческой ситуации идет речь: принимая во внимание, что в соответствии с договоренностью; выражаем глубокую признательность за проверкой установлено, что…
Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Таким образом, одной из функций языковой формулы в тексте документа является выражение типового содержания.
Кроме того, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой.
Языковые формулы также являются элементами, определяющими видовую принадлежность документа. Только по одному словосочетанию"контроль за выполнением возлагается на..." становится ясно, о каком виде документа говорится, - это, безусловно, какой-то из распорядительных документов: приказ или распоряжение.
Еще одна функция устойчивых стандартных словосочетаний, используемых в языке документа, связана с процессом восприятия фразы. Если одно и то же словосочетание повторяется многократно, то это позволяет адресату очень быстро воспринимать информацию, выбирая новое и наиболее существенное.
Используя готовые клише, оперативно может действовать и составитель текста документа. Это языковые конструкции типа: вступать в законную силу; обжалованию не подлежит; без уважительной причины; в установленном порядке; по истечении срока; единовременное пособие; по достижении восемнадцатилетнего возраста; и др.
В языке документов к наиболее употребительным устойчивым словосочетаниям относятся следующие виды языковых клише:
1. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля: единовременное пособие, выше стоящие органы, установленный порядок предварительное рассмотрение, установленный срок, юридическое лицо, и др .
2. Устойчивые глагольно-именные словосочетания, например : составить акт, разрешить спор, подать апелляцию, выдать справку, провести мероприятие.
В официально-деловом языке, как и в научном стиле речи, наблюдается одна тенденция - происходит сужение возможностей глагола (десемантизация глагола) и расширение возможностей имени существительного. Этому языковому явлению есть определенное объяснение. По законам зрительного восприятия при чтении всегда вторая часть смыслового целого воспринимается как более значимая. Поэтому в словосочетаниях «существительное плюс глагол» существительное становится более весомым элементом, обращающим на себя внимание читающего
Устойчивые глагольно-именные словосочетания называют "расщепленными" сказуемыми. Очень часто из этих словосочетаний можно образовать параллельные им глагольные формы. В отличие от глагольных форм в этих словосочетаниях смысловой акцент переносится с глагола на существительное, и для документа такой перенос является значимым: помочь - оказать помощь, реконструировать произвести или осуществить реконструкцию, расследовать - пропусти расследование, проконтролировать - обеспечить контроль, содействовать - оказать содействие, ошибиться - допустить ошибку и др . Существительное в этих словосочетаниях выступает в документе на первый план.
3. Устойчивые словосочетания с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением); в связи с началом (возможностью, необходимостью); в целях улучшения (ограничения, экономки); в силу обстоятельств); в от ношении (лиц, граждан, исполнителей)и др.
Владение деловым стилем - это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.
Стандартизация в построении предложений.
Строгость формы, логика и стандарт прослеживаются в документе и на уровне целостного предложения. Четкая структура предложения, правильный порядок слов - вот те признаки стандартизованности, которые проявляются на уровне фразы в тексте документа.
Правильный порядок слов - это когда подлежащее (субъект действия) стоит в начале предложения, а сказуемое следует за ним. В официально-деловой речи из-за нарушения правильного порядка слов трудно бывает установить, кто (или что) является субъектом действия.
Так же в русском языке действуют определенные правила расположения слов по их информативной значимости. В письменной речи существует специфический принцип "линейной" подачи информации, согласно которому сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем основная, причем основная располагается после сказуемого.
При составлении документа следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении, чтобы не осложнить восприятие, понимание текста.
Еще одной существенной особенностью синтаксиса деловой речи является употребление однотипных падежных форм.
Употребление однотипных падежных форм при имени существительном принято называть нанизыванием падежей.
Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном.
Например : ...для применения мер общественного воздействия; ...в целях широкой гласности работы органов таможенного контроля,...
Стандартизация текста
Языковой материал, содержащийся в документе, может выполнять основную, содержательную функцию (собственно текст документа) и вторичную, ориентирующую функцию (различные элементы оформления документа, а также другие внетекстовые формы передачи информации - чертежи, схемы, диаграммы и т.п.).
Типы текстов документа строго стандартизированы и унифицированы. Прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного текста требует меньше затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации. Унификация документа оправдана и с психологической точки зрения: в стандартном тексте адресат документа может сразу же выделить ключевые моменты сообщения.
Унификация текстов документов оправдана и с правовой точки зрения: сама форма текста приобретает " узаконенный" вид.
Наконец, унификация оправдана с технической точки зрения: унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.
По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие типы текстов:
1. Связный текст с традиционной линейной записью.
Например , личное заявление: Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней для ознакомления с архивными материалами по теме моего исследования. Данные тексты представляют собой последовательность полностью синтаксически оформленных частей предложения или предложений, соответствующих официально-деловому стилю речи.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
2. Связный текст с записью по трафарету.
Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией. Трафарет представляет собой вид формализованного текста: в нем заранее предусматривается и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается.
Справка № _________Выдана __________
в том, что _________________________
Справка дана для представления ________
Обычно для трафарета используются разного рода бланки. Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Элементы оформления бланка содержат информацию о типе документа, например, "Справка...", о сфере его использования, например, " Москва" и т.п.
3. Текст-анкета. Анкета - это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ - два связанных по смыслу самостоятельных предложения. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже (фамилия, имя, отчество, год рождения) или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете или были, находились).
Фамилия ______________
Имя __________________
Отчество _____________
Год и место рождения и т. д.
4. Текст - таблица. Таблица - это совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
В одном документе допускается сочетание текстов разных типов. Линейная запись связного текста может быть иллюстрирована таблицей или она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации.
| " |
