Если компания планирует перейти на электронный документооборот, наши рекомендации помогут вам составить план действий. Они подскажут, как договориться с контрагентами, выбрать провайдера и подготовить персонал к изменениям в работе.
Если компания собирается перейти на электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами, оцените предварительно, какую часть документов удастся передавать в электронном виде. От этого зависит масштаб проекта, план работ по нему, трудозатраты и расходы компании.
Как составить план работ по переходу на электронный документооборот с контрагентами
Работы по переходу компании на электронный документооборот разбейте на блоки:
- организационные вопросы;
- контрагенты;
- документооборот;
- персонал;
- провайдер;
- бюджет.
Определите самостоятельно, в какой последовательности выполнять перечисленные пункты. Некоторые работы можно выполнять одновременно, например, разрабатывать презентационные материалы для персонала и вести переговоры с контрагентами.
Как договориться с контрагентами о переходе на электронный документооборот
Разделите контрагентов компании на четыре группы. К каждой группе предстоит применять особый подход, чтобы договориться о переходе на электронный документооборот. Возможно, не все контрагенты согласятся, придется и дальше обмениваться с ними бумажными документами или прекратить сотрудничество.
Значимые контрагенты, которые используют электронный документооборот. Такие компании уже работают со своими провайдерами, возможно, не с теми организациями, с которыми собирается сотрудничать ваше предприятие. С контрагентами из этой группы можно действовать так:
1. Рассмотрите, целесообразно ли заключить договор с провайдером, с которым сотрудничает покупатель (поставщик).
2. Выясните, есть ли роуминг между предполагаемым провайдером вашей компании и провайдером контрагента.
3. Предложите контрагенту заключить договор с провайдером, которого выберет ваша компания.
Значимые контрагенты, которые не используют электронный документооборот. Если покупатель (поставщик) отказывается использовать электронный документооборот, а прекращать сотрудничать с ним компании невыгодно, действуйте по одному из сценариев:
1. Применяйте с таким контрагентом .
2. Назначьте встречу и попытайтесь убедить использовать электронный документооборот.
Пообещайте, что будете лояльны к возможным недочетам и поможете наладить электронный документооборот в работе с вашей компанией.
Небольшие контрагенты, которые используют электронный документооборот. К этой группе покупателей и поставщиков можно применять те же варианты действий, что и в отношении значимых контрагентов. Но переговоры целесообразно проводить в форме переписки, чтобы не тратить лишнее время. Если договориться не удается – может быть проще отказаться от сотрудничества.
Небольшие контрагенты, которые не используют электронный документооборот. Если покупатель (поставщик) не относится к ключевым партнерам компании, постарайтесь мотивировать его применять электронный документооборот с удобным вам провайдером. Варианты действий:
1. Объявить, что, например, с начала нового квартала ваша компания принимает и отправляет документы только в электронном виде.
2. Брать комиссию, если контрагент потерял и прислал дубликаты; штрафовать, если он представил оригиналы документов позже установленного срока. Такие меры применяйте по отношению к покупателям (поставщикам), которые не вовремя отдают бумаги.
Для небольших компаний, которые обмениваются бумажными документами, стоит подготовить понятную презентацию. Если контрагенты разберутся в нюансах электронного документооборота, проще убедить их изменить порядок работы. Со всеми небольшими покупателями и поставщиками компании встретиться вряд ли возможно, поэтому убеждать будет презентация.
Как выбрать провайдера электронного документооборота
Если у компании много контрагентов, то, скорее всего, ей придется работать с несколькими провайдерами . Постарайтесь минимизировать количество последних.
Выбирайте провайдеров:
- с которыми уже работают контрагенты компании и к которым вы можете перевести значительный объем операций;
- у которых максимальный роуминг;
- которые могут использовать имеющиеся у компании сертификаты подписей (если они есть).
Ценовой фактор не нужно принимать во внимание. Если у провайдера нет роуминга с провайдерами ваших контрагентов, он не подходит, даже если его услуги стоят дешевле.
Как формализовать документооборот компании
Прежде чем переходить на электронный документооборот, нужно формализовать движение документов компании. Составьте или скорректируйте при необходимости:
1. Перечень документов, которые компания использует в работе с контрагентами.
2. Актуальный список должностных лиц, участвующих в документообороте. Укажите, кто:
- создает документ – загружает в личный кабинет провайдера;
- подписывает документ. Этим сотрудникам потребуется логин и пароль на вход в личный кабинет и сертификаты электронной подписи;
- контролирует подписание документа контрагентом;
- распечатывает документ и подшивает его в папку или сохраняет на сервере компании.
Такой список необходимо постоянно обновлять. Как только сотрудник увольняется, его электронную подпись нужно аннулировать и оформить для вновь назначенного на должность.
Подготовьте и закрепите во внутреннем регламенте график движения документов от момента создания до отправки в архив (см. ).
Как подготовить персонал компании к переходу на электронный документооборот
То, насколько быстро и успешно компания перейдет на , зависит от сотрудников. Чтобы они не саботировали проект, важно не заставить, а убедить в преимуществах нововведений.Существенная статья затрат при внедрении электронного документооборота – это оплата рабочего времени сотрудников, которое они потратят на обучение работе в новой системе и урегулирование внештатных ситуаций. Проведите централизованные разъяснительные и обучающие мероприятия, чтобы снизить эти затраты.
Разъяснять и обучать начните заранее – когда руководство решило перейти на электронный документооборот. Организуйте презентацию с объяснением принципов работы для всего персонала компании, в том числе сотрудников, которые не участвуют в электронном документообороте.
Особое внимание уделите обучению подписантов. Создайте для них понятную и подробную инструкцию, желательно со скриншотами: на какой сайт заходить, какую информацию и куда вводить, какие кнопки нажимать и в какой момент, как работать с сертификатом подписи.
Убедить сотрудников поддержать проект внедрения электронного документооборота помогут такие аргументы:
- электронная подпись по степени ответственности должностного лица ничем не отличается от физической;
- электронный документооборот позволяет быстрее создавать и оформлять документы. Не придется звонить и выяснять, когда контрагент подпишет и отправит нужный документ;
- документы не потеряются. Искать их будет проще.
Как запланировать расходы на внедрение электронного документооборота
состоит из следующих частей:1. Стоимость услуг провайдера – составляет 10 000–20 000 руб. в год, зависит от тарифного плана. Выясните цены и заложите в бюджет.
2. Стоимость сертификата электронной подписи – 1000–2000 руб. в год, зависит от тарифного плана изготовителя сертификата.
3. Зарплата сотрудников – доплата или стоимость того времени, которое персонал потратит не на свои прямые обязанности. Расходы зависят от продолжительности выполнения задач и стоимости одного часа работы сотрудника.
Трудоемкими будут такие работы: встречи и телефонные переговоры с контрагентами, изготовление презентаций и инструкций для контрагентов и сотрудников своей компании, обучение сотрудников, урегулирование внештатных ситуаций (см. ). Запланируйте, сколько времени потребуется.
Заложите в бюджет не только зарплату сотрудников, но и социальные отчисления с нее.
4. Стоимость автоматизации – зависит от задач, которые хочет решить компания, трудоемкости их реализации, стоимости часа работ разработчиков.
Подготовлено по материалам
Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.
Суть
Электронный документооборот между организациями - это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.
Правила осуществления документооборота между юридическими лицами осуществляется по договоренности сторон. Обмен информацией осуществляется при помощи телекоммуникационных средств, а документы хранятся на электронных носителях. Срок хранения бухгалтерской информации не должен превышать тот, который установлен на законодательном уровне.
Организации между собой могут обмениваться формальными и неформальными документами с подписями участников. В сфере предпринимательской деятельности это могут быть: накладные, соглашения, счета фактуры, приказы, уведомления, доверенности и т.д. Информация может передаваться в виде текстовых, табличных и графических файлов.
Цель внедрения ЭДО
Предпосылкой к внедрению ЭДО могут быть:
- сокращение рутинной работы;
- снижение потери документов;
- «прозрачная» работа с документами;
- повышение исполнительской дисциплины - предоставление документов в указанные сроки и т. д.
Среди количественных целей можно выделить такие:
- Сокращение времени на обработку документа в 10 раз.
- Сокращение расходов на канцелярию в два раза.
Электронный документооборот между организациями: как это работает
В соответствии с отечественным законодательством, электронный документооборот между организациями ведется по согласию двух сторон. Для обмена данными, необходимо, чтобы все участники были подключены к оборудованию одного оператора. Далее пользователю нужно отправить запрос на добавление в список контрагентов. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными.
Модуль ЭДО должен будет выполнять такие функции:
- Приглашать контрагентов к обмену данными.
- Формировать адресную книгу.
- Интегрироваться с бухгалтерским ПО, например, 1С.
- Подписывать и шифровать документацию.
- Структурировать корреспонденцию.
- Отслеживать статусы писем.
Электронный документооборот между организациями осуществляется с помощью сертификатов. Подключение к серверу и аутентификация осуществляется через персональный цифровой сертификат. ЭЦП выдается каждому пользователю системы, хранится на электронном носителе Token и защищен ПИН кодом. Пользователь должен ввести свой логин, пароль к персональному кабинету. Только после этого он получит доступ к своим документам.
Инициировать процесс обмена может любой сотрудник организации, подключенный к системе. Прежде чем отправить документ контрагенту, его необходимо подписать в ЭЦП. Эта операция выполняется при помощи программы "Криптопро". Документ отправляется через ЭДО. Сотрудник контрагента получает уведомление о поступлении нового документа. Если он принимает его, то он также ставит ЭЦП. Если необходимо внести правки в документ, то создается его новая электронная версия. По завершении редактирования нужно сохранить все изменения при помощи ЭЦП. Затем документ с изменения отправляется контрагенту. В случае необходимости осуществляется электронное согласование информации.
Если необходимо в очередной раз внести правки, то вся процедура повторяется заново. Если претензий к новой версии нет, то документ уважается. Итоговым считается образец, подписанный двумя ЭЦП. Се версии документа хранятся на сервере и доступны для просмотра. Как только образцу будет присвоен статус действующий, внести поправки в документ не получится. Расстроенным договорам присваивается статус «Аннулирован». Вот как осуществляется электронный документооборот между организациями.
Оборудование
Что нужно для электронного документооборота между организациями? Во-первых, необходимо выбрать оператора связи и установить специальное ПО для обмена информацией. Во-вторых, с каждым контрагентом, с которым организация намерена вести электронную переписку, нужно заключить "Соглашение об обмене электронными документами".
Также необходимо установить сервер ЭДО, на котором будут храниться все документы. Это может быть как оборудование клиента, так и "облачное" хранилище. Доступ к данным системы извне осуществляется через приложение, которое устанавливается на оборудование сотрудников организации. Взаимодействие компьютеров с сервером осуществляется по протоколу HTTP с дополнительным шифрованием SSL 128. Доступ к документам осуществляется только через интерфейс приложения и после прохождения аутентификации.
Проект ЭДО
Проект автоматизации процессов может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Срок напрямую зависит от количества процессов, которые нужно автоматизировать, ресурсных и финансовых возможностей организации. Кратка схема внедрения ЭДО выглядит следующим образом:
- Создание рабочей группы.
- Формирование целей, сроков и бюджет проекта.
- Исследование существующих процессов.
- Разработать задания.
- Выроб системы ЭДО.
- Подписание договора на внедрение СЭД.
- Утверждение регламента работы.
- Наполнение справочников системы.
- Обучение персонала.
- Проведение предварительных испытаний.
- Издание приказа о внедрении СЭД.
- Доработка ПО и регламента работы.
- Запуск пилотного проекта.
- Полномасштабный переход к ЭДО.
Ошибки внедрения ЭДО
В процессе нужно уделить особое внимание процессам, в которых по закону требуется наличие бумажного носителя. Дублировать бумажный документ электронным нельзя. Это значительно замедляет процесс работы и вызывает негативное отношение к процессу автоматизации в целом. За выполнение двойной работы никто не доплачивает.
В процессе внедрения нужно разработать новый регламент работы с документами, обучить персонал и только после этого заниматься полноценным внедрением. Добиться этого можно только если донести до сотрудников преимущества использования новых технологий.
Еще одна популярная ошибка - слабая проработка требований к СЭД. Если пользователям приходится работать в ненастроенной системе, то процесс ЭДО отличается от того, что принят в организации.
Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы
Преимущества:
- Сокращение расходов на пересылку оригиналов документов по почте.
- Экономия места для хранения документации. Она вся сохраняется в электронном виде.
- Простота использования. Отправка документа осуществляется с одного рабочего места. Быстрый поиск документа осуществляется по статусам (отправлен, получен, принят и т. д.).
- Мгновенная доставка. Вся отправленная информация попадает к адресату в течение нескольких секунд.
- Документ не может быть утрачен до истечения срока его хранения в системе.
Недостатки:
- Для использования оборудования необходимо приобрести лицензию, которая стоит немалых денег.
- Обмениваться данными чаще всего можно только между участниками одной системы.
- Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы. С внедрением нового алгоритма у всех сотрудников возникнут вопросы по ведению работы.
- Техническая оснащенность. Перед внедрением ЭДО организации необходимо закупить технику и подготовить сотрудников к управлению новой системой.
- ЭДО осуществляется при помощи ЭЦП, срок действия которой составляет 1 год. Необходимо отслеживать и своевременно обновлять сертификаты. Также необходимо контролировать сроки действия сертификатов контрагентов, чтобы избежать проблем с налоговой.
Правовое регулирование
Какими нормативными актами регулируется электронный документооборот между организациями? Законодательство РФ включает ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила предоставления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168. ЭДО между органиазциями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н. Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@. Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.
«СБИС»
Электронный документооборот между организациями «СБИС» дает клиентам такие преимущества:
- Отправлять документы можно любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Если контрагент не является участником системы «СБИС», то сотрудник компании просто свяжется с представителем организации и вышлет на его e-mail приглашения для участия в системе. Сразу после подтверждения запроса обмен информацией между участниками будет осуществляться без посредников.
- Устанавливать ПО на компьютер не нужно. Достаточно иметь актуальную версию браузера и доступ в интернет.
- Для работы с данными не нужна специальная программа. Если отчет изначально готовится в стороннем ПО, например, 1С, то можно настроить интеграцию данных с системой «СБИС».
- Типовая форма документа не установлена. Можно отправлять текстовые, табличные файлы, изображения и т. д.
СКБ «Контур»
Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями. «Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей. Специально для этой цели компания разработала тарифы в роуминге. При желании моно получить доступ к данным через API.
Что нужно?
Чтобы подключить ЭДО, организации необходимо купить:
- лицензионное ПО;
- сервер;
- провести обновление оборудования;
- обучить персонал;
- настроить и интегрировать СЭД для работы с внутренними приложениями.
Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Включение в расходы консультации техподдержки, обновления СЭД и ПО - второй этап инвестиций. Эти затраты придется оплачивать ежемесячно.
Вывод
На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.
В организации не нова. Но несмотря на то что многие крупные и средние предприятия охвачены ей, еще не все понимают сути процессов, происходящих в рамках ЭДО. В текущей статье мы попытаемся простым языком донести важную информацию об автоматизированном процессе работы с документами. Что следует сделать для начала обмена? Как построить работу с первичкой? Как сдавать отчетность с помощью интернета? Ответы на самые актуальные и интересующие вопросы читайте ниже.
Взгляд со стороны: как внедрить электронный документооборот в организации
Бухучет неразрывно связан с оформлением множества документов. Еще 10 лет назад бухгалтерия работала с бумагой, но настало время перейти на новый порядок.
На многих предприятиях внутренние бизнес-процессы уже автоматизированы посредством частичного или полного внедрения информационных и учетных систем. Но деятельность компании не ограничена внутренними процессами. Параллельно идет и внешнее взаимодействие с контрагентами.
Рассмотрим пример. Когда завершается хозяйственная операция, бухгалтер оформляет соответствующие документы. Акты выполненных работ он вносит в учетную систему предприятия, распечатывает и высылает контрагенту, оплачивая при этом почтовые или курьерские услуги. На стороне подрядчика акт сканируют и вносят в систему. Что делает бухгалтер? Вручную проводит бумажный документ и заносит в архив. Это типичный порядок действий, если отсутствует корпоративная информационная система. Удобен ли он?
Ситуация складывается противоречивая. Оптимизируются исключительно внутренние бизнес-процессы, внешние остаются без изменений. Однако за счет упрощения внешних процессов можно дополнительно сократить затраты — временные и финансовые. Так, на доставку бумажной корреспонденции тратятся дни и даже недели, а передача информации в цифровом виде выполняется за несколько минут.
Виды электронного документооборота между организациями
Допустим, вы готовы перевести взаимодействие с контрагентами в цифровой вид. Можно выбрать любой из двух видов обмена.
- Обменивайтесь документами с помощью e-mail
. Советуем однозначно прописать данный способ взаимодействия в соглашения между сторонами, указав при этом адреса почты, которые будут задействованы в обмене. Участники могут использовать любой вид ЭП, если договорятся об этом, однако при подписании документов усиленной квалифицированной подписью дополнительных соглашений не потребуется.
Стоп-фактор: Сами понимаете, отсылать по e-mail можно не всю документацию. - Отправляйте и получайте счета-фактуры (СФ), а также другие документы через оператора электронного документооборота (ЭДО СФ) . Для этого требуется лишь одноразовое подключение к сети оператора и присоединение к регламенту обмена, после чего вы можете беспрепятственно пользоваться функционалом так называемого сервиса обмена. Благодаря широкому спектру своих возможностей — технологических, кадровых и правовых — оператор обеспечивает абсолютно легитимный обмен между организациями.
Начинаем работать с ЭДО
Рассмотрим более подробно процедуру обмена с помощью оператора ЭДО СФ. Для правильной работы необходимо выполнить три простых действия:
- Купить сертификат ЭП и средство криптографической защиты (СКЗИ).
- Подключиться к интересующему вас оператору.
- Пригласить к обмену контрагентов, с которыми вы работаете регулярно.
Прочие организационные вопросы уладят специалисты оператора ЭДО. Их главная задача — обеспечить пользователям комфортные условия работы.
За 7 минут вы узнаете все про систему внешнего электронного документооборота в организации на примере сервиса Synerdocs. Видеоролик расскажет про порядок обмена в веб-клиенте: как загружать их из локального хранилища и создавать в сервисе, как приглашать контрагентов и т.д.
Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.
Подключаемся к сервису обмена. Порядок действий
Чтобы запустить ЭДО, вам необходимо связаться с представителями оператора и обсудить два момента:
- сколько стоит подключение;
- в какие сроки оно будет выполнено.
Только после этого с оператором заключается соглашение, и вы присоединяетесь к регламенту обмена, где подробно описаны задачи, решаемые сервисом, правила его работы и важные правовые моменты.
Получение сертификата ЭП и СКЗИ
Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень аккредитованных УЦ). Нередко сами операторы ЭДО СФ выполняют функции подобных центров и выдают сертификаты через свою партнерскую сеть.
Несколько слов об . Она представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» указано, что , который заверен простой либо усиленной неквалифицированной ЭП, можно считать эквивалентным бумажному с реальной подписью. Однако простой ЭП может быть недостаточно для базового ведения электронного документооборота между организациями.
Что касается документа с усиленной квалифицированной ЭП, то он считается аналогом бумажного с собственноручной подписью и печатью. Федеральная налоговая служба признает юридически значимыми исключительно те ЭД, которые подписаны квалифицированным сертификатом.
Для создания и проверки ЭП в используется средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое представляет собой специальную программу для шифрования и расшифровки передаваемых данных.
О подключении контрагентов
Перевести межкорпоративный документооборот в цифровое «поле» можно только с теми контрагентами, кто уже подключен к оператору ЭДО. Конечно, таких наберется не больше половины. Часто контрагентам требуется дополнительная мотивация, чтобы принять решение в пользу перехода на новый формат взаимодействия. Со своей стороны, оператор готов предложить небольшой бонус в виде бесплатного или льготного обмена на определенный период. Он же помогает решать все вопросы по , поскольку напрямую заинтересован в квалифицированной поддержке текущих абонентов и присоединении новых.
Не имеет значения, услуги какого оператора ЭДО СФ использует ваш подрядчик. Вы можете обмениваться с ним с помощью технологии роуминга. Также организовать взаимодействие с контрагентами можно другими способами.
Один из вариантов — подключиться сразу к нескольким сервисам (системам) обмена. Такой способ электронного документооборота между организациями называется мультиоператорностью. Вы можете выбрать его для себя или предложить партнеру (если это уместно).
Что делать, если вы и ваш контрагент используете разные сервисы, и ни один из вас не желает менять его? В такой ситуации оптимальным является второй вариант, когда вы вместе обращаетесь к своим операторам и предлагаете им настроить обмен друг с другом.
Подведем итог
Давайте подведем итог. Прежде чем переходить на цифровой формат взаимодействия с контрагентами, бухгалтеру следует помнить три детали:
- Усиленная квалифицированная ЭП обеспечивает документу юридическую значимость.
- Оператор гарантирует быструю и целостную доставку электронных документов.
- Чтобы начать пользоваться сервисом, необходимо присоединиться к регламенту, купить сертификат ЭП и СКЗИ. Остальные вопросы решит сам оператор.
После принятия в 2011-2012 гг. ряда ключевых документов, регулирующих сферу электронного документооборота (в частности Федерального закона «Об электронной подписи» N 63-ФЗ от 06.04.2011, Приказа Минфина РФ N 50н от 25.04.2011 , утвердившего регламент обмена счетов-фактур, Приказа ФНС от 05.03.2012г. N ММВ-7-6/138@ , утвердившего формат электронного счета-фактуры), стал возможен не только между организациями и контролирующими органами (так называемая «Электронная отчетность » ), но и полноценный обмен электронными первичными документами, а также счетами-фактурами и договорами между любыми организациями («Электронный документооборот» ).
Одними из первых эмитентов таких документов стали крупные организации с тысячами плательщиков. Вы уже сейчас можете получать электронные акты и счета-фактуры от ресурсоснабжающих корпораций ОАО «Мосводоканал», ОАО «Мосэнергосбыт», ООО «Наша сеть» (А-Тел), и др. Также есть возможность обмениваться с любым другим контрагентом, независимо от его масштабов и удаленности от вас.
Технически обмен документам осуществляется через онлайн-портал СБИС Электронная отчетность и документооборот , реализованный специализированным оператором связи Компанией «Тензор».
Зачем нужен оператор электронного документооборота, почему нельзя передавать электронные документы по электронной почте?
В соответствии с Приказом Минфина РФ от 25.04.2011г. N 50Н, электронные счета-фактуры обязательно должны идти через оператора электронного документооборота .
Оператор электронного документооборота является третьим, незаинтересованным лицом и всегда сможет подтвердить факт выставления того или иного документа, составить акт технической экспертизы о том, проходил ли документ через оператора. Это бывает очень важно в спорных ситуациях.
Оператор также обеспечивает привлечение ваших контрагентов и осуществляет техническую поддержку, если это необходимо.
Как обеспечивается юридическая значимость электронных документов?
Для большинства документов необходимым и достаточным условием является то, что эти документы будут подписаны квалифицированной электронной цифровой подписью. Подписи, которые выдает Удостоверяющий Центр «Компании "Тензор"» являются квалифицированными. для подписания документов допустимо использование ЭЦП, выпущенных любыми УЦ, включенных в сеть доверия Удостоверяющих Центров ФНС. Электронные подписи для электронных торгов также могут использоваться, но при условии, что в сертификате содержится достаточная информация о компании, на которую выдана подпись, в частности, ИНН.
Преимущества системы электронного документооборота СБИС-онлайн:
- Вы можете отправлять документы любой организации, зарегистрированной на территории РФ, даже если она не является пользователем СБиС
. В этом случае менеджер компании Тензор свяжется с представителем этой организации и вышлет на его электронный адрес письмо с приглашением на регистрацию в системе. Сразу после регистрации контрагент получит отправленные вами документы.
Также вы можете отправить подобное приглашение самостоятельно по электронной почте. - Не требуется установка специализированного программного обеспечения и технических средств ни у Вас, ни у Вашего контрагента. Достаточно актуальной версии любого браузера с поддержкой Java (Internet Explorer, Opera, Mozilla, Google Chrome и др.) и доступа в интернет. Простота настройки.
- Для подготовки, отправки, получения и утверждения документов не требуется учетная программа (1С и др.)
- Если вы изначально готовите документы в учетной программе (1С и др.), можно настроить интеграцию Вашей учетной программы с системой СБИС-Онлайн .
- Документы, не имеющие типовой формы (например, договоры), Вы можете отправлять в любом удобном формате (doc, pdf, jpeg и др.)
- Ваш контрагент также может бесплатно получить цифровую подпись (ЭЦП) в течение срока действия акции.
Чтобы зарегистрироваться в системе электронного документооборота СБИС-Онлайн , а также, если необходимо, получить цифровую подпись для документооборота, оставьте заявку.
С помощью СБИС обмениваться электронными документами можно не только внутри своей компании, но и с другими организациями или ведомствами, а также контролировать взаиморасчеты со своими партнерами, поставщиками или территориально удаленными подразделениями. Для этого должен быть включен документооборот.
В общем виде обмен любым электронным документом в СБИС состоит из следующих этапов:
- Отправитель заполняет документ в СБИС или загружает готовый документ.
- Отправляет его контрагенту, подписав своей электронной подписью.
Если получатель еще не пользуется электронным документооборотом в СБИС, то ему на email будет отправлено приглашение на регистрацию в системе.
- Контрагент получает документ. Если документ требует двухстороннего согласования, то получатель утверждает его или отклоняет, указав причину.
- Отправитель
контролирует статус обработки документа и поступление подписанного контрагентом экземпляра.
Если документ был отклонен, отправитель может исправить замечания и отправить корректирующий документ, либо отправить новый.
Чтобы избежать несогласованности между получателем и отправителем, изменять стадии передачи документов между компаниями запрещено, но можно добавлять этапы согласования документа внутри компании. В СБИС заложено четыре регламента обмена документами между контрагентами, которые позволяют организовать большинство бизнес-процессов:
- Подписание договора
Имеет стандартный регламент подписание (согласование) документа двумя сторонами.
- Обмен счетами-фактурами и прочими документами реализации
Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур строго регламентирован Приказом Минфина РФ № 174н и отличается от обычного согласования наличием дополнительных технических документов, которые служат для фиксации даты передачи и принятия счетов-фактур.
- Сверка взаиморасчетов с контрагентом
Получатель может не только утвердить или отклонить пришедший акт сверки, но и приложить свой вариант.
СБИС построчно состыкует акты сверки, сформированные в учетных системах отправителя и получателя, и покажет расхождения.
- Работа с корреспонденцией
Любые документы, будь то спецификация к договору или поздравительная открытка, вы можете отправлять и получать без согласования, как обычную почту.
Оставьте свой отзыв:
ОТПРАВИТЬ
Автоматизируйте рутинные операции с базами 1С через пакетный режим конфигуратора.
ВНИМАНИЕ!
Если вы потеряли окно ввода сообщения, нажмите Ctrl-F5 или Ctrl-R или кнопку «Обновить» в браузере.
Тема не обновлялась длительное время, и была помечена как архивная. Добавление сообщений невозможно.
Но вы можете создать новую ветку и вам обязательно ответят!
Каждый час на Волшебном форуме бывает более 2000
человек.
ЭДО операторы и сервисы обмена электронными документами
Система электронного документооборота Диадок позволяет компаниям осуществлять юридически значимый ЭДО по РФ и обмениваться между собой любыми документами через Интернет. Для подписания документов в Диадоке используется квалифицированная электронная подпись, как в электронной отчетности. КЭП обеспечивает юридическую значимость без заключения дополнительных соглашений между контрагентами.
Сервис юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) между контрагентами (хозяйствующими субъектами).
ЮЗЭДО обеспечивает обмен счетами-фактурами и товарными накладными в электронном виде, а также любыми другими типами документов.
Международный провайдер EDI-решения по оптимизации бизнес-процессов: внутренний и внешний электронный документооборот, обмен юридически значимыми электронными документами (электронными счетами-фактурами, товарными накладными и т. д.), электронная подпись и многое другое.
Решение фирмы 1С, которое обеспечивает обмен юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и другими электронными документами прямо из 1С:Предприятия, без использования других программ через одного из операторов электронного документооборота (ЭДО), поддерживающих технологию «1С-ЭДО».
Сервис обмена электронными документами. Он за считанные секунды доставит вашим контрагентам любые документы, включая накладные, счета-фактуры и договоры. Вы не будете зависеть от почты и курьерских служб, забудете о задержках и ошибках, сможете быстро готовить документы для отправки в контролирующие органы.
Сервис позволяет организовать обмен электронными счетами-фактурами и другими первичными документами через Интернет со своими клиентами, поставщиками, партнёрами, подразделениями.
Провайдер электронного обмена юридически значимыми электронными документами между компаниями
ИнфоТеКС
Российский оператор юридически значимого электронного документооборота, сдачи электронной отчетности и аккредитованный удостоверяющий центр.
Электронный экспресс
Сервис для подготовки и передачи электронной отчетности. Квалифицированная электронная подпись для работы на государственных и корпоративных порталах. Электронная подпись для участия в торгах на государственных и коммерческих площадках.
Система межкорпоративного обмена юридически значимыми документами. Позволяет осуществлять обмен финансово-экономическими документами непосредственно из пользовательского интерфейса ERP-системы в полном соответствии с действующим законодательством Российской федерации.
СИСЛИНК предоставляет своим клиентам услуги по: обеспечению юридически значимого документа оборота (DOCLINK), контролю дистрибуции (DTS), проведению электронных торгов (ЭТП) и автоматизации мобильной торговли (SFA), для любого направления бизнеса.
Транскрипт
Система для обмена электронными документами через интернет с контрагентами и партнерами. Через Транскрипт передают формализованные и неформализованные документы. Работает роуминг с другими операторами ЭДО. Для интеграции предусмотрены API и модуль для работы в 1С.
